8.3 Guía Básica de actuaciones

A finales del mes de abril de 2025 por el DPD se difundió a todas las fiscalías, órganos y unidades del Ministerio Fiscal la Guía Básica de Actuaciones en materia de protección de datos personales. Versión 2.0, la cual sustituye a la anterior versión difundida en junio de 2022.

La nueva versión de la Guía se incorporó como documentación a la página web fiscal.es en la sección de «Protección de Datos» con el fin de dar cumplimiento al principio de transparencia.

No obstante, a las respectivas jefaturas corresponderá dar al contenido de esta Guía la difusión debida para su conocimiento y el cumplimiento por todos los miembros de las respectivas plantillas, tanto de fiscales como de componentes de la oficina fiscal, debiendo hacerse hincapié en la obligación de observancia de aquellos deberes a los fiscales y/o funcionarios que se encuentren directa o particularmente concernidos.

Por el DPD se emitió esta Guía Básica en base a las funciones que tiene atribuidas en el Reglamento General de Protección de Datos y demás normativa de aplicación, así como en la Instrucción de la FGE núm. 2/2019, sobre la protección de datos en el ámbito del Ministerio Fiscal: el responsable y el Delegado de Protección de Datos, de informar y asesorar al responsable y a la plantilla de fiscales y de funcionarios que se ocupen del tratamiento de las obligaciones que les incumben en esta materia.

La finalidad de la referida Guía no es la de suplir ni simplificar la normativa vigente, las instrucciones que en esta materia se impartan por la Fiscalía General del Estado o las recomendaciones o pautas dictadas por las administraciones prestacionales (Ministerio de Justicia y comunidades autónomas con competencias transferidas) en su ámbito competencial (fundamentalmente, en este caso, en lo que se refiere a la seguridad de la información) a cuyo conocimiento y cumplimiento se encuentran obligados todos los miembros del Ministerio Fiscal y los componentes de la oficina fiscal, sino que tiene por objeto, fundamentalmente, orientar y facilitar la aplicación efectiva de la normativa vigente en el desarrollo de la labor cotidiana de las fiscalías así como concienciar en la cultura de protección de datos.

Esta Guía, al plasmar actuaciones básicas a desarrollar y ejecutar, tiene cierta vocación de perdurabilidad; no obstante, podrá ser objeto de modificaciones y actualizaciones cuando así se estime preciso con el fin de adaptarla a las exigencias que se puedan derivar de nueva normativa, de instrucciones que se dicten por la Fiscalía General del Estado, de indicaciones que se establezcan por medio de la PSIAJE (Política de Seguridad de la Información de la Administración Judicial Electrónica) o por parte de las administraciones prestacionales, así como, cuando se estime necesario, para hacer llegar a todos los integrantes del Ministerio Fiscal pautas encaminadas a mejorar la observancia e implementación práctica de la normativa de protección de datos.

A su vez, la mencionada Guía tiene por objeto la corrección de deficiencias en la implementación de la normativa de protección de datos y reflejar todos aquellos aspectos que podrán ser objeto de verificación y supervisión.

La Instrucción de la FGE núm. 2/2019 establece que la determinación del Ministerio Fiscal como responsable del tratamiento en el estricto ámbito de sus competencias supone que las obligaciones que le impone la normativa de protección de datos se llevan a cabo por medio de las jefaturas de los órganos fiscales, unidades y fiscalías que realizan actividades de tratamiento puesto que su dirección y organización se ejerce en representación del Ministerio Fiscal (arts. 2.1 y 22 EOMF), así como también por medio de los fiscales y funcionarios que forman parte de la plantilla.

En consecuencia, esta Guía se dirige a aquellos órganos, unidades y fiscalías que deben procurar el cumplimiento de esta normativa y concretamente: a las unidades que integran la Fiscalía General del Estado (Unidad de Apoyo, Secretaría Técnica, Inspección Fiscal y Unidades Especializadas); a la Fiscalía del Tribunal Supremo; a la Fiscalía ante el Tribunal Constitucional; a la Fiscalía de la Audiencia Nacional; a las Fiscalías Especiales (Fiscalía Antidroga y Fiscalía contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada); a la Fiscalía del Tribunal de Cuentas; a la Fiscalía Jurídico Militar; a las Fiscalías de las CCAA; a las Fiscalías Provinciales y a las Fiscalías de Área (apartado 7.3 Instrucción FGE 2/2019).

No obstante, se ha de tener en cuenta que, dado que esta Guía se dirige al Ministerio Fiscal en su conjunto, alguna de las pautas y orientaciones que contiene solo serán de aplicación, según las circunstancias y actuaciones que efectivamente se realicen, a determinadas fiscalías, órganos o unidades.

En la Guía se recogen dos anexos relativos a la información de derechos relativos a la protección de datos personales y pautas e indicaciones relativas a documentación, información de derechos a los interesados, ejercicio de los derechos por los interesados, reclamaciones efectuadas por los interesados, implementación del principio de minimización, limitación del plazo de conservación, deber de confidencialidad por parte de terceros, relación con los medios de comunicación, programas automáticos de seudonimización, actuaciones en virtud de convenios de cooperación formativa o de investigación, acceso a sedes e instalaciones del Ministerio Fiscal, adopción de medidas en seguridad y brechas de seguridad.