6.3 Nuevas tecnologías en la gestión y en la sociedad de la información

6.3.1 Justicia Digital

Durante el transcurso de 2019, se intensificó el trabajo para obtener información sobre las deficiencias detectadas por los usuarios de las fiscalías en el quehacer diario en aquellos territorios ya digitalizados o en camino de estarlo.

Se giraron visitas a todas las fiscalías provinciales y de cada comunidad autónoma sin competencias transferidas, se hizo un resumen de la situación, se trasladaron las necesidades al Ministerio de Justicia y se programaron actuaciones calendarizadas para la implementación de nuevas actuaciones en varios terrenos y de versiones de las aplicaciones que fueran solventando las deficiencias y necesidades descritas.

– El primer apartado en el que se detectó gran insatisfacción fue el referido a la implantación de un adecuado sistema de formación, mediante la presencia de formadores en las sedes en tiempo suficiente y con conocimientos adecuados y la redefinición de las figuras de los operadores informáticos en sede (OIS) para que atiendan las incidencias de manera más inmediata.

Tras realizar las primeras visitas y tomar conciencia de las necesidades de refuerzo de la formación en sede y en cada puesto de trabajo, se iniciaron las nuevas actividades formativas en marzo 2019 que, en general, han obtenido muy buenos resultados para los fiscales que asistieron. Acudieron grupos de 4/5 formadores durante un mínimo de dos semanas a cada sede, con repetición por semanas a demanda de las fiscalías que lo consideraron necesario.

Dicha formación extra se fue impartiendo a partir de las visitas a las respectivas sedes de las fiscalías, prolongándose al inicio de 2020. Se impartieron las nuevas instrucciones de trabajo a los OIS para que se atienda con más celeridad y proximidad las incidencias cotidianas.

También se procedió al cambio de servicio del CAU con el contrato a una nueva empresa, dadas las diversas reclamaciones de los usuarios, que se sentían mal atendidos y con poca resolución real de sus incidencias.

– El establecimiento de condiciones de funcionamiento de sistemas de comunicaciones y terminales de los usuarios adecuados mediante renovación de los servidores, fue otra de las deficiencias destacadas por las fiscalías.

Para paliarlo se puso de manifiesto la necesidad de renovar los servidores hasta entonces en uso. Efectivamente se produjo el cambio del servidor en Ciudad Real –como prueba– para comprobar la mejora del rendimiento de las aplicaciones. Se comprobó que duplicaba el rendimiento, siendo patente una mayor fluidez y velocidad. Posteriormente se han ido cambiando los servidores del resto del territorio, extendiéndose la renovación hasta el final de año. En cuanto a los equipos, se ha procedido a la renovación completa de los ordenadores de mesa y portátiles y se han repartido ya las tabletas Surface a todos los fiscales. Se ha dejado sin efecto la inicial obligación de entrega de la CPU por parte de los destinatarios del equipo Surface, de manera que ya es posible simultanear ambos terminales y adaptar el puesto de trabajo añadiendo la propia tablet al sistema de doble pantalla con el que ya se cuenta en todas las mesas de las fiscalías.

– En cuanto a las necesidades de tipo más caracterizadamente procesal, destaca la exigencia de homogeneización e implantación de criterios en la conformación de un auténtico expediente judicial electrónico (EJE), incluyendo el papel protagonista de los letrados de la administración de justicia en relación con la configuración y consolidación de los expedientes judiciales. Se trabajó en la creación de pautas de actuación para cumplir con los criterios de integridad, autenticidad y cronología del expediente electrónico y la formación de un verdadero índice electrónico. Se procedió a reflexionar y diseñar los requisitos que debería cumplir el EJE para evitar los puntos críticos que actualmente se ponen de manifiesto por las fiscalías, como son la integridad, la autenticidad y la unicidad (evitando la duplicidad papel-digital).

Los trabajos ya están muy avanzados, de manera que el EJE deberá consolidarse en el momento previo a su remisión al fiscal para que emita el dictamen que requiera el estudio de la causa.

Habiéndose producido la necesidad de destinar los recursos personales y materiales a la cobertura de otras necesidades, se pospuso la fecha de puesta en producción que estaba prevista para octubre de 2019.

– Acerca de la creación de un sistema de funcionamiento integrado de los sistemas informáticos, tanto a nivel estatal como de comunidades autónomas, se ha trabajado para ir paulatinamente logrando una mayor integración. Desde la versión V-7.6, la aplicación Fortuny permite el acceso desde la pantalla de acontecimientos notificados al expediente judicial en el visor Horus. Es un importante avance de cara a la integración. El incluir la funcionalidad del portafirmas en el propio Fortuny, de manera que se firmen los dictámenes directamente por los fiscales está planteado a más largo plazo.

– Como punto final se analizó la necesidad de poner en marcha programas de tratamiento y conversión de las grabaciones que permitan una transcripción de las conversaciones con fiabilidad.

Durante los primeros meses del año se fueron llevando a cabo las pruebas de concepto y han sido examinadas varias propuestas. Se inició la implantación con un piloto en la Fiscalía de Cuenca. Al mismo tiempo se han desarrollado nuevos parámetros de audio y vídeo para las grabaciones, con una versión nueva del e-Fidelius (V-6) que se implementó a lo largo del primer semestre de 2019, y se ha generado una red Wifi en todas las salas de vistas para poder conectarse desde las Surface de los fiscales y seguir los juicios desde las aplicaciones. Debería avanzarse en la instalación de un puesto fijo para el fiscal en las salas de vistas, con el acceso «dock station» de la Surface y la doble pantalla, de manera que el fiscal solo haya de trasladar a dicho puesto su tablet y conectarla como haría en su puesto de trabajo.

6.3.2 Gestión de la información

6.3.2.1 Sistema de Información, control y consulta

Este sistema es una herramienta de explotación de inteligencia que se aplica sobre el gran caudal de información que la Institución genera y del que dispone. El módulo de cargas de trabajo analiza de forma ponderada la actividad procesal, el volumen y tipología de guardias y el tipo y número de órganos judiciales que atiende cada fiscalía territorial, y con ello trata de generar una imagen de la carga de trabajo que soporta cada órgano para facilitar la toma de decisiones, fundamentalmente organizativas.

La potencialidad de la herramienta y de la información que suministra aconsejan que los esfuerzos se centren en que los datos que ofrece se refieran, de forma individualizada, a cada órgano del Ministerio Fiscal. Se diferencian así las fiscalías de área de las fiscalías provinciales con un doble objetivo: por un lado, dotar de sustantividad propia a las primeras, en línea con su condición de órgano diferenciado y, por otro, ofrecer una información más ajustada a la realidad, sin las distorsiones que producía la agregación. El resultado es todavía incompleto (faltan las fiscalías de área de Cataluña y Canarias) y debería culminarse a lo largo del ejercicio 2019.

Es de especial significación la consolidación y extensión del denominado «borrador de Memoria» a todas las fiscalías que utilizan el sistema de gestión procesal Fortuny. Con su puesta a disposición se facilita la elaboración de las estadísticas para la memoria anual, y aun cuando es necesario seguir avanzando en la mejora de la calidad de algunos datos, el resultado es altamente satisfactorio.

En el módulo de cuadro de mandos se han normalizado y revisado los indicadores de tiempos y volúmenes que permiten estudiar la actividad judicial y fiscal desde múltiples puntos de vista, especialmente los más estratégicos, con el fin de disponer de una información analítica sobre la actividad que puede ayudar en la toma de decisiones.

Objetivo continuo y renovado es conseguir que las administraciones remitan al sistema una información de calidad y con una periodicidad adecuada, ya que ello es la base para que la herramienta sea útil.