6.3 Nuevas Tecnologías en la Gestión y en la Sociedad de la Información
6.3.1 Justicia Digital
Evolución durante el año 2018. Panorama nacional. Se hace referencia a los avances de la digitalización y de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia.
La evolución del plan de digitalización de la justicia ha llevado distintas velocidades y en los dos últimos años ha tenido especial protagonismo en el territorio gestionado por el Ministerio de Justicia, por lo ambicioso de su propuesta y las distintas percepciones que de la misma se tiene en las fiscalías.
En 2018 el avance en la implantación de la llamada «Fiscalía Digital» en el territorio referido ha sido continuo y, según el calendario previsto, culminó en el mes de junio, presentando como la principal ventaja la superación del inconveniente de necesitar hasta seis aplicaciones diferentes para la emisión de un informe, integrando Lexnet en Fortuny, de manera que se produce una descarga desatendida de las notificaciones en nuestra aplicación. Se han reducido a tres las aplicaciones, ya que también se ha implementado un portafirmas con comunicación directa con Fortuny, y el visor Horus de Minerva, en el que se ubica el expediente judicial electrónico (EJE). Durante el resto del año se han ido recogiendo, presencialmente o por videorreunión, las dificultades y deficiencias que presentaban los sistemas y se han ido proporcionando nuevas versiones recogiendo parte de las demandas y mejorando los resultados.
El sistema informático del Ministerio Fiscal está compuesto por distintas aplicaciones de gestión procesal proporcionadas por trece administraciones diferentes: el Ministerio de Justicia y las doce Comunidades Autónomas con competencias transferidas.
En Cataluña el sistema para el Ministerio Fiscal es el GIF, gestionado por la Generalitat, y en las restantes Comunidades Autónomas existen diferentes sistemas integrados con los órganos judiciales: Atlante (Canarias); Vereda (Cantabria); Avantius (Navarra y Aragón, ésta en 2018); y Justizia.bat (País Vasco).
En Canarias durante 2018 se han implantado varias versiones del sistema «Atlante-II», cuya principal característica es la integración de los órganos judiciales y de la fiscalía en un único sistema de gestión, cuya utilización está plenamente normalizada entre los fiscales y el personal auxiliar, en todas las actuaciones realizadas por el Ministerio Fiscal en los diversos órdenes jurisdiccionales.
El sistema sólo puede ser plenamente eficaz si la información suministrada por los juzgados está permanentemente actualizada, por lo que es necesario que los órganos judiciales introduzcan correctamente los datos, lo que resulta crítico en los procedimientos en que se acuerdan sucesivas acumulaciones y/o inhibiciones.
El sistema de notificaciones telemáticas distingue perfectamente entre aquellas resoluciones que son objeto de simple notificación, de las que requieren de un trámite en la fiscalía. El sistema de notificación difiere en cada caso, lo que obliga a extremar el celo tanto a los tramitadores de los órganos judiciales como de la fiscalía.
Se va a poner en marcha un proyecto piloto que tiene por objeto la implantación definitiva del expediente digital en todos los órdenes jurisdiccionales, en la búsqueda del denominado «papel cero». El proyecto afecta a todos los juzgados y tribunales de Canarias y a las oficinas del Ministerio Fiscal y tiende a la detección de posibles disfunciones en las comunicaciones telemáticas, su evaluación y forma de resolución. En la actualidad la ausencia de papel en las comunicaciones entre fiscalía y órganos judiciales es una realidad en las jurisdicciones de lo contencioso-administrativo y de lo social. Sin duda, el menor número de comunicaciones que ahí se dan facilita la implantación. Igualmente, el proyecto piloto afecta a determinados órganos judiciales de la jurisdicción civil, en concreto un juzgado de primera instancia de Arrecife, de Telde y de La Laguna.
En Aragón, durante 2018 se ha producido la implantación del sistema de gestión procesal Avantius, lo que ha tenido lugar de forma progresiva. Con carácter previo a su puesta en funcionamiento, se realizó la migración de procedimientos propios de fiscalía. Se acordó migrar sólo aquellos que se encontraran en trámite, con la intención de acelerar el proceso, que se realizó manualmente y considerando además que Fortuny, por su accesibilidad vía web, iba a continuar permitiendo el acceso al mismo en modo consulta. Los problemas persistentes son los siguientes: obtención de los datos estadísticos, funcionamiento inadecuado del sistema de control de plazos, problemas de visibilidad por todos los fiscales del documento denominado «mi índice», importante para la asistencia a juicios, y deficiencias del módulo de menores
En Valencia se pone de manifiesto la imperiosa necesidad de que se produzca la conexión informática de la fiscalía con los juzgados, es decir, la conexión de «Fortuny» con «Cicerone», que es la aplicación utilizada por los órganos judiciales. Ello comporta un ahorro de tiempo y energía. Aun cuando, con motivo de la entrada en vigor del art. 324 LECrim, se ha permitido el acceso, a efectos de consulta, por parte de los fiscales a la aplicación informática de los Juzgados, ello se estima insuficiente para el adecuado control de los plazos de instrucción, estimando que debe procederse a interconectar ambas aplicaciones y establecer otras herramientas que permitan realizar dicha tarea más allá del mero «voluntarismo» de los fiscales, personándose físicamente en el juzgados para realizar dicha labor.
Actualmente la Generalitat se ha planteado la posibilidad de seguir los pasos de Aragón y adoptar la solución Avantius.
En Madrid, durante 2018 y en el ámbito de las distintas sedes, todos los fiscales disponen de un icono con acceso a una VPN segura propia de la fiscalía y con lector de tarjeta criptográfica que les permite conectarse desde el domicilio (o cualquier otro lugar distinto a su puesto de trabajo) a las distintas aplicaciones y firmar, en su caso, los informes elaborados. Pueden también así acceder a sistemas que no son de la Comunidad de Madrid sino del Ministerio de Justicia, como es el caso de la intranet fiscal.es o el sistema Fortuny.
Finalizada la implantación en todos los juzgados del sistema IusMadrid, se está tratando de incorporar a las distintas fiscalías. Así, durante este año, se ha comenzado su uso en la fiscalía civil de la capital, lo que permite el traslado telemático de notificaciones e informes entre dos juzgados de familia y otros dos de primera instancia con los fiscales que intervienen en el citado piloto. Estos mismos fiscales devuelven firmados electrónicamente los informes que elaboran. Aunque estaba planificado incluir un mayor número de juzgados en este proyecto y haberlo trasladado al resto de áreas y secciones, la indisponibilidad del expediente judicial ha provocado que la idea original no haya sido posible. En los órdenes en los que ya estaba implantado el sistema (social y contencioso-administrativo) se ha incluido la firma electrónica para todos los fiscales, lo que hace que ya no se presente ningún informe de estas fiscalías en la oficina de registro y reparto, sino que se hace mediante envío telemático. A finales de año, se ha comenzado con la implantación de la firma electrónica en la aplicación de reforma de menores (GPRM) a la que se están incluyendo nuevas funcionalidades, toda vez que fue la primera aplicación que se desarrolló bajo el nuevo sistema IusMadrid hace ya más de siete años.
En Navarra el sistema operativo con el que cuenta la fiscalía es «Avantius Web», herramienta común con todos los órganos judiciales. Esa integración permite a la fiscalía trabajar directamente en el mismo expediente judicial de forma directa, emitiendo escritos, informes, dictámenes, etc., que pueden ser vistos por los órganos judiciales una vez firmados digitalmente sin necesidad de ningún otro trámite. Está en progresiva extensión tras adaptarlo Cantabria con el nombre Vereda y ser adquirido por la Comunidad de Aragón, que aporta el hecho diferencial de tratarse de un territorio pluriprovincial. Asimismo, a lo largo de 2018, la totalidad de las actuaciones procesales que hacen los fiscales se realizan a través del sistema, especialmente y de una forma definitiva, una vez que ya en marzo del año 2017 se introdujo la firma digital, eliminado la realización de dictámenes, escritos de acusación, recursos, contestaciones de recursos, o actuaciones similares en papel. No solo se emiten nuestras actuaciones a través del sistema existente, sino que la recepción del propio expediente y el trabajo en el mismo se hace también de forma digital, no recibiendo en la fiscalía el procedimiento «en papel», aunque en los Juzgados se siga imprimiendo dicho expediente, manteniendo por el momento esa dualidad, que hace que se siga remitiendo el expediente judicial al órgano enjuiciador tanto telemáticamente como físicamente «en papel». Esto debe entenderse como una disfunción que lleva a incoar telemáticamente y en papel, pues, si bien todos los procedimientos se tramitan ya de forma digital, lo cierto es que al hacer copias y llevarse el expediente también en papel, se pueden unir a estos documentos que no se han recibido por vía telemática ni incorporado directamente al expediente digital mediante su escaneo. Por el momento el sistema carece de la posibilidad de que se pueda realizar el extracto en el mismo, si bien se espera que en futuras mejoras se incorpore esa posibilidad. Durante 2018 se han preparado las salas de vistas y, en concreto, en el puesto del fiscal, para que, llevando un portátil se pueda conectar con el sistema operativo, pudiendo tener durante el juicio el expediente judicial completo a la vista.
En Cataluña, como parte del proyecto de informatización de la Administración de Justicia que emprendió la Generalitat durante los años 90, se crearon los sistemas TEMIS (para órganos judiciales) y GIF (para fiscalías). En términos generales, adolecen de gran obsolescencia y no dan un servicio compatible con el avance digital. En los últimos años el Departament está realizando un notable esfuerzo para impulsar diversas medidas tendentes a mejorar la situación: mantener la dotación de técnicos destinados al desarrollo y mantenimiento de GIF, priorizar los proyectos que optimicen los recursos de la Fiscalía y renovar periódicamente los equipos instalados.
La vía para plasmar estos objetivos es el sistema e-Justica.cat, todavía en fase de desarrollo, implantado parcialmente en los órganos judiciales y al que la fiscalía empezó a incorporarse durante 2016.
Actualmente gran parte de los recursos disponibles se destinan al mencionado proyecto eJCat. Su coste y complejidad ralentizan su implantación. Por el momento sólo se ha incorporado la fiscalía en la jurisdicción civil y se pone de manifiesto la poca participación de las fiscalías provinciales en el desarrollo técnico de la aplicación.
Uno de los avances que vertebra este proyecto es el expediente digital, que permite compartir y transmitir eficientemente datos y documentos. De esta manera los profesionales que tengan relación con los órganos judiciales pueden presentar escritos y demandas y recibir notificaciones telemáticamente. Además, se conseguirá que cualquier ciudadano pueda dirigirse a un órgano judicial para recibir información de forma instantánea o realizar trámites sencillos que no requieran su presencia. La vía telemática también permite conectar los órganos judiciales con las entidades externas con las que deben tener relación (policía, hospitales, centros penitenciarios, registros públicos, etc.).
El descontento con la actual situación de doble sistema se pone de manifiesto a través de aspectos como la desconexión entre GIF y TEMIS, las limitaciones derivadas del ámbito provincial de GIF y el hecho de que quedan fuera del mismo las jurisdicciones contencioso-administrativa, social, y mercantil, además de vigilancia penitenciaria. El procesador de textos incorporado a GIF-Penal es muy antiguo y limitado. Además, se constata su insuficiencia para el correcto control de las ejecutorias, así como que no permite un control temporal efectivo de las causas complejas, prorrogadas o de plazo máximo y tiene limitaciones en la generación de algunas estadísticas exigidas en la Memoria anual.
Se reclama un sistema de cifrado en los discos duros de los ordenadores de los fiscales y en los lápices USB que estos utilizan para el almacenamiento de ficheros, sin el cual son muy vulnerables al acceso de terceros en caso de pérdida o sustracción. Se denuncia la lentitud en el funcionamiento de algunas unidades de red o pérdida esporádica del acceso a las mismas y la inexistencia de una red privada virtual (VPN), que permita acceder remotamente a todos los recursos del puesto de trabajo. Se han puesto de manifiesto algunas disfunciones tras la entrada en funcionamiento del módulo de registro de guardia del sistema eJusticia.cat. Será necesario mejorar la formación de los usuarios en el correcto manejo del sistema de gestión procesal e impartir criterios para el registro.
Como aspectos positivos, se ha puesto de manifiesto que las validaciones incorporadas a GIF durante los últimos años han mejorado la calidad de los datos, redundando en una mayor fiabilidad de la estadística. El módulo de gestión de presos preventivos (implantado en 2011), es utilizado satisfactoriamente en las provincias de Girona, Lleida y Tarragona, estando pendiente su implantación en Barcelona. También destaca la inclusión en el sistema de documentos relevantes (calificación, extracto, recursos, peticiones de prisión, etc.), pese a las limitaciones del sistema, así como el acceso de la fiscalía en modo consulta a las aplicaciones de gestión procesal eJusticia y TEMIS2, lo que supone grandes beneficios (ahorro de tiempo y medios, inmediatez).
6.3.2 Gestión de la información
6.3.2.1 Sistema de Información, Control y Consulta
Este sistema es una herramienta de explotación de inteligencia que se aplica sobre el gran caudal de información que la Institución genera y del que dispone. Tras las novedades del ejercicio anterior, la actividad se ha centrado en el módulo de cargas de trabajo.
Este módulo analiza de forma ponderada la actividad procesal, el volumen y tipología de guardias y el tipo y número de órganos judiciales que atiende cada fiscalía territorial y con ello trata de generar una imagen de la carga de trabajo que soporta cada órgano para facilitar la toma de decisiones, fundamentalmente organizativas.
La potencialidad de la herramienta y de la información que suministra ha aconsejado que los esfuerzos se centraran en que los datos que ofrece se refiriesen, de forma individualizada, a cada órgano del Ministerio Fiscal. Se diferencian así las Fiscalías de Área de las Fiscalías Provinciales con un doble objetivo: por un lado, dotar de sustantividad propia a las primeras, en línea con su condición de órgano diferenciado y, por otro, ofrecer una información más ajustada a la realidad, sin las distorsiones que producía la agregación. El resultado es todavía incompleto (faltan las fiscalías de área de Cataluña y Canarias) y debería culminarse a lo largo del ejercicio 2019.
Es de especial significación la consolidación y extensión del denominado «borrador de Memoria» a todas las Fiscalías que utilizan el sistema de gestión procesal Fortuny. Con su puesta a disposición se facilita la elaboración de las estadísticas para la Memoria anual, y aun cuando es necesario seguir avanzando en la mejora de la calidad de algunos datos, el resultado es altamente satisfactorio.
Objetivo del año próximo será insistir en que aquellas administraciones que proporcionan a la Fiscalía otros sistemas de gestión aborden las tareas necesarias para que esta utilidad esté disponible en todo el territorio nacional.