DOCUMENTO ANALIZADO

Instrucción 2/2000, de 27 de diciembre, sobre aspectos organizativos de las secciones de menores ante la entrada en vigor de la LO 5/2000 LORPM.

1. NORMAS INTERPRETADAS POR LA INSTRUCCIÓN

— Ley Orgánica 5/2000, de 12 de enero, reguladora de la responsabilidad penal de los menores LORPM.

2. AFECTADO POR:

2.1 LEGISLACIÓN: — LO 9/2000, de 22 de diciembre sobre medidas urgentes para la agilización de la Administración de Justicia. — LO 15/2003, de 22 de diciembre; de reforma de diversos preceptos de la LORPM. —  Reglamento de desarrollo de la LORPM, aprobado por RD 1774/2004, de 30 de julio. —  LO 8/2006, de 4 de diciembre, de reforma de  diversos preceptos de la LORPM; —  LO 8/2012, de 27 de diciembre, que modifica el art. 2.4 de la LORPM. 2.2 JURISPRUDENCIA: — STC, Pleno, n.º 146/2012, de 5 de julio; sobre constitucionalidad de los artículos 16. 2 y 4,  17.4 y 5,  18,  23.3,  26.1, 2 y 3,  28.2,  33.e, 41, 61 y 64 de la LORPM 2.3 DOCTRINA FGE: — Circular 2/2001, de 28 de junio, incidencia de las Leyes Orgánicas 7 y 9/2000, de 22 de diciembre, en el ámbito de la jurisdicción de menores. — Instrucción 3/2004, de 29 de marzo; sobre las consecuencias de la desaparición del Secretario en las Secciones de Menores de Fiscalía.  -Circular 1/2007, de 23 de noviembre, sobre criterios interpretativos tras la reforma de la legislación penal de menores de 2006. —Instrucción 3/2008, de 30 de julio sobre el Fiscal de Sala Coordinador de Menores y las Secciones de Menores de las Fiscalías. —Circular 9/2011, de 16 de noviembre de 2011, sobre Criterios para la unidad de actuación especializada del Ministerio Fiscal en materia de Reforma de Menores. —Dictámenes de la Fiscal de Sala Coordinadora de Menores: a) 5/2011 sobre buenas prácticas en auxilios fiscales y actos de comunicación entre las Secciones de menores de Reforma de las Fiscalías; b) 3/2012, sobre control en las Secciones de Menores de los expedientes con medidas cautelares; c) 6/2012, sobre acceso de particulares y de otros órganos judiciales a las actuaciones propias de la Justicia Juvenil y a los antecedentes de los menores infractores;       d) 5/2013, sobre el esquema de instrucciones generales a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en relación a menores de edad durante la prestación del servicio de guardia y e) 1/2014, sobre pago de indemnizaciones y consignación de cantidades en soluciones extrajudiciales.

3. EXPLICACIÓN DE LA AFECTACIÓN

1.  La presente Instrucción de dictó al socaire de la entonces inminente -en aquellos tiempos próximos al 13 de enero de 2001- entrada en vigor de la LORPM; de hecho, supuso una fundamental herramienta de trabajo en orden a la adecuación de estructuras, plantillas y organigramas de las Secciones de Menores que, provenientes de la antigua Ley 4/1992, habían de acomodarse a la nueva situación y afrontar la tarea protagonista que la LORPM atribuía al Fiscal de Reforma de Menores, con el ingente incremento de carga de trabajo que suponían los nuevos tramos de edad penal que quedaban bajo la jurisdicción de la nueva ley. 2.  En tal sentido, la mayoría de las previsiones de esta Instrucción hacían referencia  a temáticas de tipo organizativo -tales como: adscripción de fiscales, especialización de los mismos, sedes y ubicación física de las secciones, etc. - que, con las adecuaciones propias de una situación ya consolidada de trece años efectivos de vigencia y aplicación de la LORPM, permanecen en lo básico vigentes. Sólo cabe puntualizar que la constantemente actualizada doctrina de la FGE   -a través de los Dictámenes especializados en la materia- han permitido acotar y señalar determinadas puntualización y concreciones en temas específicos, a simple título de ejemplo –entre otros muchos-: Dictamen 5/2011 sobre buenas prácticas en auxilios fiscales y actos de comunicación entre las Secciones de menores de Reforma de las Fiscalías; Dictamen 3/2012, sobre control en las Secciones de Menores de los expedientes con medidas cautelares; Dictamen 6/2012, sobre acceso de particulares y de otros órganos judiciales a las actuaciones propias de la Justicia Juvenil y a los antecedentes de los menores infractores; Dictamen 5/2013, sobre el esquema de instrucciones generales a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en relación a menores de edad durante el servicio de guardia y Dictamen 1/2014, sobre pago de indemnizaciones y consignación de cantidades en soluciones extrajudiciales.  3.   En lo referente a las alusiones que se contienen a la figura del Secretario de las Secciones de Menores cabe reproducir lo ya dicho respecto de la Instrucción 4/2004, de 29 de marzo; la LO 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial otorgó una nueva regulación a la figura del Secretario y omitió cualquier referencia al secretario en las Secciones de Menores, lo que supuso su efectiva desaparición y, en tal sentido, los cometidos a realizar, tanto en materias de gestión como de tipo procesal, han de entenderse reconducidos al quehacer diario del Fiscal de Menores con la presunción de autenticidad que las ampara, reconocida en el art. 5 EOMF y en la propia doctrina constitucional -STC, Sala 1.ª, n.º 206/2003, de 1 de diciembre; sobre la presunción de autenticidad de las actuaciones del Ministerio Fiscal que ejerce sus funciones conforme a los principios de legalidad e imparcialidad.  4.  Igualmente las ulteriores reformas del articulado de la LORPM (v. gr.: LO 9/2000, de 22 de diciembre sobre medidas urgentes para la agilización de la Administración de Justicia; LO 15/2003, de 22 de diciembre; de reforma de diversos preceptos de la LORPM; el Reglamento de desarrollo de la LORPM, aprobado por RD 1774/2004, de 30 de julio;  LO 8/2006, de 4 de diciembre, de reforma de  diversos preceptos de la LORPM;  LO 8/2012, de 27 de diciembre, que modifica el art. 2.4 de la LORPM) no vienen sino a confirmar que cuantos criterios organizativos iniciales siguen básicamente vigentes y son todavía aplicables con la referencia a los nuevos enunciados del articulado modificado de la LORPM.    Las referencias al personal auxiliar, con su nueva denominación actual, y demás alusiones a los cometidos a realizar en las Secciones de Menores deben interpretarse en el marco de las tareas encomendadas a los Fiscales de Reforma, al igual que las alusiones a control de causas, visado de escritos de alegaciones, llevanza de libros, realización de visitas a centros y confección de las Memorias anuales deben igualmente entenderse matizadas con los aludidos Dictámenes de la Fiscal de Sala Coordinadora de Menores a nivel nacional. FICHA ELABORADA POR LA UNIDAD COORDINADORA DE MENORES DE LA FGE

TEXTO DE LA INSTRUCCIÓN ANALIZADA

Instrucción 2/2000, de 27 de diciembre, sobre aspectos organizativos de las Secciones de Menores de las Fiscalías ante la entrada en vigor de la Ley Orgánica 5/2000, de responsabilidad penal de los menores.

   La Ley Orgánica 5/2000 que definitivamente finaliza con la provisionalidad existente en la materia, atribuye una gran responsabilidad al Ministerio Fiscal, lo que ha de interpretarse, como de otra manera no podía ser, como una prueba de la confianza que en nuestra Institución deposita el legislador, debido ello sin duda alguna a la brillante labor que vienen desarrollando sus miembros en cumplimiento de la función que al Fiscal se atribuye en la todavía vigente Ley de 1992.

   Siendo la nueva ley sumamente avanzada en su conjunto, no por ello deja de plantear problemas, unos desde el punto de vista técnico-jurídico, otros afectan al sistema de organización y funcionamiento de las Fiscalías para poder atender a todas las novedades que la nueva ley introduce. Con el fin de contribuir a resolver los primeros recientemente se ha elaborado una Circular que obra ya en poder de las Fiscalías, respondiendo la presente Instrucción, complemento de aquella, a la misma finalidad respecto a los segundos.

   El papel asignado en la nueva ley al fiscal, se resalta en su Exposición de Motivos, en su doble función de promover la acción de la justicia y la defensa de la legalidad, así como de los derechos de los menores, velando por el interés de estos. Por su parte, el art. 6 define los principios que rigen la actuación del Ministerio Fiscal, configurándolo prioritariamente como órgano defensor de los derechos que a los menores reconocen las leyes, al que se encomienda la vigilancia de que las actuaciones se efectúen en su interés y la observancia de las garantías del procedimiento, y todo ello desde la responsabilidad en la investigación de los hechos, el impulso del procedimiento que ha de instruir conforme al art. 16.

   La disposición final cuarta de la Ley Orgánica 5/2000, de 12 de enero, reguladora de la responsabilidad penal de los menores, dispone que en todas las Fiscalías existirá una Sección de Menores compuesta por miembros de la Carrera Fiscal, especialistas, con las dotaciones de funcionarios administrativos necesarios.

   La entrada en vigor de la Ley Orgánica 4/1992, de 5 de junio, sobre reforma de la Ley reguladora de la competencia y el procedimiento de los Juzgados de Menores, ya determinó que las Fiscalías de mayor extensión y con mayor volumen de asuntos de reforma constituyeran Servicios de Menores para atender esta materia ante su especial régimen jurídico y sector de población a quien se aplica.

   El número de fiscales adscritos a estos Servicios se ha ido adecuando, atendiendo tanto al volumen de procedimientos en tramitación como a la dedicación exclusiva o compartida con otros cometidos. En algunas Fiscalías estos fiscales se han venido encargando del despacho de los asuntos de Reforma y de los de Protección, lo que ha de considerarse sumamente positivo, siendo ello de otra parte lo aconsejable si las circunstancias lo permiten, ante las importantes vinculaciones de una y otra materia.

   En Fiscalías más pequeñas, sin constituir propiamente una especialidad, el despacho de los procedimientos de Reforma se ha encomendado a fiscales concretos. Por último, solo algunas Adscripciones Permanentes de Fiscalías tramitan, en todo o en parte, procedimientos de menores por hechos cometidos en su ámbito territorial.

   La especialidad de la reforma de menores, la necesidad de lograr una mejor preparación jurídica de los fiscales encargados ante los conflictos que se ventilan en estos procesos, y la necesaria unidad de actuación del Ministerio Fiscal, también en este campo, ha llevado a la programación y celebración de cursos de formación y perfeccionamiento para miembros de la Carrera Fiscal, de acuerdo con las previsiones establecidas en la Instrucción 5/1993 de la Fiscalía General del Estado sobre los Planes Anuales de Formación de Fiscales.

   Pues bien, la realidad actual de existencia de Servicios de Menores en las Fiscalías pasa a recibir carta de naturaleza con la constitución formal de las Secciones de Menores en la Ley Orgánica 5/2000, pretendiendo su integración con fiscales especialistas, así como la adecuación de la plantilla de la carrera fiscal y del personal colaborador de la Administración de Justicia para atender a las necesidades orgánicas resultantes de su aplicación y del servicio a desarrollar.

   La Ley exige la formación de fiscales especialistas en materia de menores, atribuyéndoles preferencia para desempeñar el cargo en las Secciones correspondientes de cada una de las Fiscalías, conforme a lo que establezcan las leyes y reglamentos. (Disposición final tercera y cuarta). Preferencia basada en la especialización, que en la reforma del Estatuto introducida por Ley 2/2000 de 28 de diciembre, se contempla desde una perspectiva funcional al establecer que será valorada la realización de funciones anteriores, haber impartido o superado cursos, o haberse especializado de otra forma análoga en la materia (art. 18.1).

   Las medidas para ampliar las plantillas de ambos Cuerpos están siendo adoptadas por las Administraciones estatal y autonómica competentes, lo que deberá complementarse con la dotación de medios materiales que faciliten la eficaz intervención que nuestro Estatuto contempla.

   Con base en la experiencia lograda con la Ley Orgánica 4/1992, y dictada la Circular 1/2000 sobre los criterios de aplicación de la nueva Ley, a través de la presente Instrucción se complementa su tratamiento con algunas cuestiones convenientes al funcionamiento interno de las Fiscalías, al control y registro de los procedimientos de menores en la oficina fiscal y otros aspectos organizativos de las Secciones, con el fin de velar en todo instante por el principio de unidad de actuación, consustancial a nuestro Ministerio.

   En respuesta a lo anteriormente expuesto, se abordarán cuestiones como las relativas a las condiciones que han de reunir los fiscales que de tal materia se encarguen, la ubicación de tales Secciones, el papel que han de desempeñar los Secretarios o funcionarios habilitados para el desempeño de tales funciones, programas de informatización, libros que han de llevarse, diligencias preliminares y expedientes, custodia de los mismos, carpetillas que han de abrirse, extractos que han de elaborarse, visados, juntas de sección, guardias, comunicaciones con otras fiscalías, resolución de las discrepancias que puedan surgir, piezas de responsabilidad civil y ayuda a las víctimas de los delitos violentos y contra la libertad sexual.

   A esta Instrucción se acompañarán sendos Anexos conteniendo relación de documentos normalizados de tramitación e incidentes del proceso de menores, así como cuadros estadísticos, y que además se integran en el programa informático que se ha elaborado y que sin duda serán de gran utilidad a los fiscales.

   El establecimiento del nuevo marco jurídico para exigir responsabilidad penal a los menores de edad y los diversos cometidos atribuidos al Ministerio Fiscal, justifica las previsiones organizativas, así como las reformas legales expuestas anteriormente.

   Si por las funciones tradicionalmente encomendadas, el Fiscal ha de velar porque la función jurisdiccional se ejerza eficazmente, conforme a las leyes en los términos y plazos en ellas señalados, esta eficacia ahora le es exigible al Ministerio Fiscal en la labor instructora que específicamente se le encomienda.

   Pese a las dificultades de adaptación que el cambio legislativo supondrá, la preparación, dedicación y experiencia desarrollada durante estos años por los Fiscales, permitirá hacer frente al reto que la nueva ley supone para el Ministerio Público.

SECCIONES DE MENORES EN LAS FISCALÍAS:

Fiscales integrantes:

   La ampliación del ámbito personal de la nueva ley y los nuevos cometidos legales del fiscal han determinado la ampliación de la Plantilla de la Carrera Fiscal para adscribir a este Servicio -que entrará en funcionamiento el día 14 de enero de 2001- los fiscales precisos para ser desempeñado con eficacia.

   El número de plazas creadas asciende a 129, todas ellas de la categoría segunda, sin perjuicio de la posible creación de otras 19 en los primeros meses del año 2001, completando así el total de las 148 previstas, y de instar la Fiscalía General del Estado sucesivos aumentos si las necesidades así lo aconsejaren o impusieren.

   La Ley 5/2000 exige que los fiscales sean especialistas, otorgándoles preferencia para desempeñar funciones en la Sección de Menores. El art. 18.1 del Estatuto, reformado en virtud de la Ley 12/2000 de 28 de Diciembre dispone que a las Secciones sean adscritos los Fiscales de las respectivas plantillas con preferencia de los que se hayan especializado por haber realizado funciones anteriores de esta naturaleza, hayan impartido o superado cursos de esta materia, o de forma análoga se hayan especializado.

   A estos efectos, el Fiscal Jefe ponderará la formación en la materia del fiscal y sus condiciones para intervenir en ella, tanto de los que actualmente desempeñan esas tareas como de los solicitantes para ocupar las nuevas plazas y desempeñar el cargo en la Sección de Menores.

   Al tiempo de su constitución, cada Fiscalía deberá elaborar una Memoria de la situación en que comienzan a funcionar las correspondientes Secciones, tanto en lo que se refiere a instalaciones como a medios personales y materiales, debiendo remitir una copia de la misma, en el plazo de 10 días, a la Inspección Fiscal.

  El Fiscal Jefe podrá designar un Fiscal entre los integrantes de la Sección de Menores que, además de ejercer los cometidos propios de cualquier fiscal, tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades propias del Servicio. La coordinación se extenderá a los casos excepcionales de delegación y colaboración de las Adscripciones. Será de su responsabilidad organizar la distribución de trabajo entre los fiscales de la Sección, tras oír a sus integrantes y la aprobación del Fiscal Jefe. Regulará también el trabajo del personal colaborador, sin perjuicio de las funciones que al Secretario o funcionario habilitado correspondan.

   Con arreglo al sistema organizativo de cada Fiscalía, las Secciones de Menores podrán seguir compartiendo actividades de Reforma y tareas de Protección. En Fiscalías con plantillas más reducidas, la Sección siempre estará constituida al menos por dos fiscales, para hacer frente a situaciones que pudieran derivarse de hipotéticos traslados de los fiscales encargados, permisos, enfermedad, etc. La dedicación podrá ser exclusiva o compartida con otras funciones, según las circunstancias concurrentes en cada Fiscalía lo aconsejen.

   La aplicación de la Ley 5/2000, en lo que se refiere al sistema actual de distribución de trabajo de los fiscales, exigirá su modificación por el Fiscal Jefe, previo debate en las Juntas que para tal finalidad deberán celebrarse en las Fiscalías. El reparto de trabajo que se determine respetará los criterios de equidad entre todos los fiscales de los diversos Servicios  de las Fiscalías y sus Adscripciones Permanentes. Por ello, la asignación al Servicio de Menores no impedirá que el Fiscal Jefe les atribuya otras funciones, lo que a la inversa también podrá ocurrir con los restantes fiscales de la plantilla. La Circular 1/2000 prevé, en este sentido, que la Sección de Menores no tenga necesariamente que ser la Encargada de despachar los incidentes de revisión de condenas, sino el fiscal encargado de las ejecutorias de cada Jugado o Tribunal, lo que sin duda impulsará al conocimiento por todos los fiscales de la problemática de aplicación de las medidas susceptibles de ser impuestas a los menores.

   Las Actas conteniendo los acuerdos adoptados en las Juntas, estableciendo el nuevo sistema de reparto de trabajo y la composición de los fiscales integrantes de las Secciones, serán remitidas con la mayor brevedad a la Inspección Fiscal.

   Los fiscales asignados a las Secciones de Menores, deberán ser titulares. Excepcionalmente, en el supuesto de que en una Fiscalía el número de sustitutos fuere muy alto, podrán destinarse a tal Servicio fiscales de esta clase, exponiendo razonadamente los motivos a la Inspección, para recibir en su caso la correspondiente autorización, cesando tal situación a medida que en la Fiscalía de que se trate se vayan incorporando fiscales titulares. En ningún caso el número de fiscales sustitutos podrá ser superior al de la mitad de los que efectivamente integren la Sección.

   Hasta pasado algún tiempo puede que no se conozca con exactitud la dimensión personal que deban alcanzar las correspondientes Secciones, porque es previsible la tramitación de un alto volumen de procedimientos de menores que se han de acomodar al régimen transitorio derivado de la atracción hacia su sistema de enjuiciamiento de procesos penales de mayores incoados antes de la entrada en vigor de la LO 5/2000, y también por los incidentes de revisión de sentencias. El transcurso del tiempo y el conocimiento práctico de los problemas que suscitará la intervención atribuida al fiscal en el nuevo procedimiento permitirá desvelar y fijar con más rigor las necesidades de medios personales de cada Sección de Menores de las Fiscalías.

El Secretario de las Secciones de Menores.

   La modificación de los arts. 473 y 476 de la L.O.P.J. (por L.O. 9/2000), supone el reconocimiento de la existencia de Secretarios en las Secciones de Menores de las Fiscalías, al establecer que aquellos ejercen la fe pública y asisten a los jueces, Tribunales y Secciones de Menores de las Fiscalías,... correspondiéndoles la jefatura directa del personal de la Secretaría de que son titulares, con respeto a las potestades de organización atribuidas a los Fiscales Jefes.

   Aunque el art. 483 de la L.O.P.J. regula la forma de sustitución de los Secretarios, estableciendo que los Secretarios de los Juzgados se sustituirán entre sí dentro del mismo orden jurisdiccional, y cuando no fuere esto posible o lo aconsejaren las necesidades del servicio, sustituirá al Secretario un Oficial, con preferencia de aquel que sea Licenciado en Derecho, la reforma de la L.O.P.J. viene a implantar una especie intermedia de sustitución, con una peculiar asistencia conjunta del Secretario al Juzgado y a la Fiscalía. Concretamente en el apartado 4 del art. 476, al regular la forma de cobertura de las plazas de Secretario en las Secciones de menores, se prevé que de no existir Secretario de estas Secciones, serán atendidas por los Secretarios de los Juzgados de Menores.

   Esta solución en ningún caso debe ser obstáculo para que se pueda llevar a cabo la habilitación en un oficial de la Fiscalía, que se realizará en los términos prevenidos en el art. 9 del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales.

Funciones

   Las funciones que les corresponde realizar, sin perjuicio de las que específicamente les encomiende el Fiscal Jefe respectivo, serán las recogidas en los arts. 279 y 473 de la L.O.P.J., y que se concretan en los arts. 6, 7,8, 9 y 10 del citado Reglamento,

   Según el art. 279, los Secretarios podrán expedir copias certificadas o testimonios de las actuaciones judiciales no secretas ni reservadas a las partes interesadas bajo su responsabilidad, con sujeción a lo establecido en las leyes.

  Asimismo corresponderá a los Secretarios la práctica de las notificaciones y demás actos de comunicación y de cooperación judicial en la forma que determinen las leyes.

   Por su parte, en el art. 473.3 se dispone que a los Secretarios corresponde la guarda y depósito de la documentación, su archivo y la conservación de los bienes y objetos afectos a los expedientes judiciales, así como responden del debido depósito, en las instituciones legales, de cuantas cantidades y valores, consignaciones y fianzas se produzcan.

   Igualmente estará a su cargo la confección de la estadística.

   Cuantas referencias al ámbito de lo judicial se contienen en la L.O.P.J serán de aplicación en las actuaciones que realicen en las Fiscalías.

Presunción de autenticidad de las diligencias realizadas por el Fiscal en los procedimientos de menores:

   La Circular de la Fiscalía General del Estado 1/89, de 8 de marzo, refiere que las diligencias de investigación del fiscal no precisan del aval del Secretario Judicial que dé fe de ellas porque no han de hacer prueba, carecen del valor probatorio de las diligencias practicadas de forma contradictoria ante el Juez de Instrucción...

   Por su parte, el Ministerio Fiscal -dice la Circular 1/2000- "no es un órgano jurisdiccional y, en consecuencia, no puede anticipar la prueba que ha de servir para fijar los hechos probados en sentencia; la única prueba de cargo eficaz para hacer exigible la responsabilidad penal es la que se practica en la vista oral de la audiencia, la instrucción del expediente constituye un mero trabajo preparatorio...".

   Sin embargo, todas las diligencias que el Ministerio Fiscal practique o que se lleven a cabo bajo su dirección, gozan de presunción de autenticidad. (art. 5 del Estatuto). Esta presunción quiere decir que las diligencias gozan del beneficio de la verdad formal, hace fe de la realización efectiva de las diligencias y que su resultado es el que consta reflejado documentalmente, pero no hace fe de la verdad material, no obliga a que se tenga que tomar necesariamente como cierto su contenido material, quedando siempre sometido a la apreciación judicial (Circular 1/89).

   Por tanto, ante la previsión del art. 5 del Estatuto, no modificada en sus términos por la Ley 5/2000, y que se mantiene en la nueva redacción que del mismo hace la Ley 12/2000, que lo reforma, las diligencias de procedimientos de menores, necesariamente han de ser practicadas siempre ante el Fiscal instructor, y no requerirá para su validez de la intervención de ningún otro funcionario, debiendo observarse en la forma de esos actos todas las garantías legales.

   No obstante, en determinadas actuaciones de la instrucción del expediente de menores, (diligencias de reconocimiento, inspecciones oculares...), la presencia de Secretario puede adquirir otra dimensión.

El personal auxiliar en las Secciones de Menores:

   La Sección de Menores estará apoyada por personal colaborador que realizará las tareas propias de su puesto necesarias para atender los servicios (art. 488 LOPJ).

   Los oficiales realizarán funciones de tramitación de asuntos, actos de comunicación, elaboración de actas y diligencias de constancia...; los auxiliares funciones de colaboración en el desarrollo general de la tramitación, registro en libros o medios informáticos, actos de comunicación, sustitución en tareas del oficial...; los agentes funciones de comunicación, porteo, análogas...

   El personal colaborador deberá dar cuenta al Fiscal de los escritos y documentos que se presenten en los expedientes o diligencias preliminares de las que estén encargados, correspondiéndoles la llevanza de libros y registros, documentación e igualmente la conservación de las actuaciones, responsabilizándose de la autenticidad de los hechos o actos que acrediten (Art. 282.2 LOPJ).

   Especial cuidado deberá adoptarse ante la recepción de escritos en las secretarías de las Secciones de Menores, pues la firma del acuse de recibo por un miembro del personal auxiliar de la Fiscalía es suficiente para acreditar la fecha en que la comunicación se ha recibido. (Consulta 3/1994, de 29 noviembre, sobre notificaciones por correo al Ministerio Fiscal).

   El personal colaborador bajo cuya custodia se encuentren los expedientes, previa autorización expresa o tácita del fiscal de acuerdo con las instrucciones que haya recibido, y  salvo impedimento por haberse acordado el secreto, será el encargado de "dar vista del expediente" al letrado designado para la defensa del menor o perjudicado (art. 23.2 y 25 Ley), mediante visualización directa en dependencias de la oficina fiscal, o entregando copia de lo actuado.

Programa informático.

   Para dar soporte técnico a la gestión de los expedientes que se han de tramitar en las Secciones de Menores, se ha diseñado un programa informático, estando previsto diseñar una aplicación integral de Juzgados y Fiscalías. Básicamente el programa, que se ha elaborado con la colaboración de Jueces y Fiscales designados por el Consejo General del Poder Judicial y la Fiscalía General del Estado, realizará las siguientes funciones:

— Registro y mantenimiento de asuntos

— Tramitación informatizada de expedientes y piezas

— Control de impulso procesal

— Consultas

— Expedición de libros, estadísticas y listados.

   El sistema seguido para desarrollar el programa informático se ha basado en las líneas generales trazadas en la Circular 1/2000 de la F.G.E., por lo que responde a las necesidades que a priori se van a presentar en la Fiscalías, sin perjuicio de que puedan introducirse las correcciones y mejoras que resulten de su funcionamiento diario, para lo que se constituirá una Comisión de Control y Seguimiento del funcionamiento de la aplicación que reúna y valore las modificaciones propuestas al actual programa.

   La necesidad de establecer un funcionamiento homogéneo en todas las Fiscalías, asegurando la plena aplicación del principio de unidad de actuación en una actividad que en muchos aspectos hay que considerar una novedad en nuestra legislación, requiere disponer de una herramienta que facilite a los fiscales un conocimiento puntual del estado de los procedimientos que tramitan, que permita a los Fiscales Jefes el control del funcionamiento de la Sección, y a la Fiscalía General del Estado el de todas las Fiscalías. Por ello es preciso que cualquiera que sea el sistema informático utilizado en cada territorio, se garantice un sistema de comunicaciones capaz de proporcionar esta información de manera inmediata.

   Además, para poder cumplir con esta exigencia, una vez implantado el sistema informático, toda la gestión de las Secciones de Menores deberá realizarse con este tipo de soporte, debiendo los Fiscales Jefes responsabilizarse de su correcta utilización.

Libros que llevarán las Secciones de Menores de las Fiscalías.

Cada Sección de Menores llevará:

Libro de diligencias preliminares

Libro de expedientes

Libro de expedientes de derecho transitorio

Libro de registro del auxilio fiscal

Libro de menores sujetos a medidas

Libro de piezas de convicción

Libro de consignaciones y cuentas

Libro de actas

   Los Libros podrán revestir la forma convencional cuando no se hayan implantado medios informáticos. Además, se conservarán debidamente archivadas las copias de las actas de las visitas a los Centros de Internamiento.

Ubicación de las Secciones de Menores.

Las Secciones de Menores radicarán en las capitales sedes de las Fiscalías. Aunque razones prácticas determinan centralizar a través de las Secciones la intervención del Fiscal en materia de Reforma, excepcionalmente puede convenir la delegación de determinadas intervenciones de esta naturaleza en los fiscales de las Adscripciones. El reconocimiento de la realidad insular -la mayoría con Adscripciones de Fiscalía-, y las Ciudades Autónomas de Ceuta y Melilla, obliga especialmente en estos casos a conferirles atribuciones propias de los fiscales asignados al Servicio centralizado.

   Consecuencia de lo anterior, parece procedente que a la Sección se asignen fiscales con destino en la capital sede de la Fiscalía, aunque excepcionalmente podrán serlo fiscales destinados en Adscripción, y siempre sin perjuicio de la colaboración que deban prestar a la Sección de Menores desde las Adscripciones Permanentes cuando sea preciso.

TRATAMIENTO DE ALGUNOS ASPECTOS DE LA DIRECCIÓN PERSONAL EN LA INVESTIGACIÓN E INSTRUCCIÓN POR EL FISCAL:

Las diligencias preliminares y los expedientes:

   La recepción en la Sección de Menores de denuncias en que aparezcan implicados menores, testimonios de procedimientos judiciales, o procedimientos penales en curso a que se refiere la disposición transitoria única regla 6 párrafo 1.º, determinará siempre la incoación -mediante decreto- de diligencias preliminares y su correspondiente registro en el programa informático. Por medio de nuevos decretos el Fiscal decidirá sobre la admisión o no a trámite, y sobre la continuación de la tramitación. La carátula de las diligencias preliminares o del expediente dejará constancia de sus datos de numeración, hechos y nombre del menor o menores.

   Las actuaciones de la Fiscalía en materia de Derecho Transitorio y Auxilio Fiscal, se registrarán como tales en la aplicación informática. Excepcionalmente y cuando la documentación recibida no guarde relación alguna con las anteriores materias, o se trate de comunicaciones de tipo gubernativo ajenas a cualquier proceso, se registrarán se realizará del modo especialmente previsto en la aplicación informática para "asuntos de otra naturaleza".

   Cuando la autoridad policial curse al Ministerio Fiscal, la comunicación sobre detención y lugar de custodia de los menores (art. 17), se procederá a la apertura de diligencias preliminares por la Sección de Menores, quedando estas diligencias a la espera de la recepción del atestado policial.

   El control directo de las diligencias preliminares y expedientes será responsabilidad de los fiscales de la Sección que los dirigen e instruyen, correspondiéndoles su impulso (art. 6) para evitar dilaciones indebidas con lesión del derecho ciudadano a la tutela judicial efectiva, sin perjuicio de la colaboración que deba prestar el personal auxiliar.

Custodia de los expedientes

   Los procesos de reforma de menores en tramitación se custodiarán siempre en dependencias de la oficina fiscal. Al expediente se incorporará cuanta documentación referente al mismo se produzca o reciba (acuses de recibo, copias de las resoluciones, y en especial las adoptadas en las piezas separadas de los expedientes...), debiendo también quedar unidas las copias fechadas de cuantos oficios se ordenen cursar. Especialmente se cuidará la incorporación a las diligencias preliminares del acuse de recibo notificando al perjudicado su archivo (art. 16.2.de la Ley 5/2000), o la remisión de testimonio a la entidad pública de protección de menores (art. 3).

   La tarea de documentación y conservación de las actuaciones exigirá que los procedimientos de menores (diligencias preliminares y expedientes) a lo largo de su instrucción sean debidamente foliados o numerados para mantener su adecuada y rigurosa ordenación, especialmente antes de "dar vista del expediente", en el trámite de audiencia del perjudicado (párrafo 8 del art. 25) o de remitirlo concluso al órgano judicial.

El "expediente personal" del art. 20 de la Ley.

   Cada Sección de Menores dispondrá en Secretaria de un fichero informático individualizado de cada uno de los menores sometidos en su territorio a expediente o a diligencias preliminares en que se haya desistido de la incoación de expediente (art. 18 de la Ley). El "expediente personal" del menor, recogerá sus datos de identidad y de todos los procedimientos -en tramitación o concluidos- que tenga abiertos, así como la resolución y medidas adoptadas.

Las carpetillas:

   La Secretaria de la Sección de Menores abrirá una carpetilla de organización interna, al menos, desde el momento de remisión de los expedientes al Juzgado. En ella se hará constar, además de los datos del expediente, la intervención del fiscal en la fase de instrucción y en la posterior de audiencia. En el interior de la carpetilla se guardará copia del escrito de alegaciones, del informe del equipo técnico, de cuantos documentos se considere oportuno conservar y del extracto de pruebas. En casos de acumulación por conexidad en un solo expediente, se dictarán los oportunos decretos de acumulación, y se anotarán tales circunstancias en carpetillas, y libros u ordenador.

Extractos.

   A efectos internos, y de igual manera que para los procesos de mayores, los fiscales deberán confeccionar extractos con un somero resumen de la prueba de los expedientes de menores cuando se confecciona el escrito de alegaciones. La finalidad que se persigue con este resumen es facilitar el conocimiento de la prueba practicada en el expediente al fiscal de la Sección o Fiscalía que asistirá a la audiencia, como recuerda la Instrucción 1/1987 y dispone el art. 116 del Reglamento. El extracto debe gozar de claridad, pudiendo acompañarse de copias de diversa documentación (atestado, declaraciones...) además de la del informe del equipo técnico..., pero en este caso, para permitir una adecuada y rápida comprensión de las pruebas, el fiscal deberá destacar los apartados o párrafos de las fotocopias que sean procedentes.

Visados y Consultas.

   Deben ser visados los escritos de alegaciones de los expedientes de menores, de igual forma que se viene haciendo con las calificaciones de los procesos de mayores. El deber de visado, que se llevará a cabo de acuerdo con las estructuras organizativas de cada Fiscalía, y normalmente por el Fiscal Jefe, en las Secciones de Menores de grandes Fiscalías –con importante volumen de trabajo y numerosos componentes de plantilla- podrá ser delegado.

   Caso de disentirse del visado del Fiscal responsable de la Sección, se podrá acudir al Fiscal Jefe para que este resuelva definitivamente, como previene la Instrucción de la Fiscalía General del Estado 1/1987, de 30 de Enero, sobre "normas de funcionamiento interno del Ministerio Fiscal".

   El sometimiento a visado debe extenderse a los proyectos de decreto en los que el fiscal decida solicitar el sobreseimiento del expediente. También resulta conveniente realizarlo en los supuestos de desistimiento de la incoación del expediente por corrección en el ámbito educativo y familiar (art. 18 de la LO 5/2000).

   En estos últimos casos los acuerdos adoptados por los Fiscales deberán recoger motivación suficientemente justificadora de la decisión o pedimento, evitando escuetos y formularios dictámenes, exigencia de motivación establecida para los procesos de mayores en la Instrucción de la Fiscalía General del Estado 3/1993, de 16 de marzo.

   Deberá quedar constancia del visado -reflejando la fecha en que se realizan- en las copias o borradores de los escritos, que se guardarán en las carpetillas abiertas a los expedientes, sin que tal intervención de control, cuya práctica resultará especialmente conveniente en los primeros momentos de aplicación de la Ley, deba suponer retardo en la tramitación de los procedimientos.

Juntas de Fiscales de las Secciones de Menores.

   Su práctica debe servir para establecer criterios de actuación uniformes sobre cuantos temas se considere procedente relativos al ejercicio de la función u organización. Este mecanismo propiciará soluciones flexibles especialmente útiles en la materia que estamos analizando, donde debe primar la actuación en interés del menor, todo ello sin perjuicio del planteamiento de la consulta correspondiente al Fiscal Jefe, y en su caso, a la Fiscalía General del Estado.

   Entre los criterios generales que deben discutirse en Junta, y a los que han de acomodarse los Fiscales de las Secciones de Menores en sus pautas de actuación, se halla la promoción de soluciones consensuadas que como recoge la Circular 1/1989, de 8 de marzo, de la Fiscalía General del Estado, sobre el procedimiento abreviado, deben discutirse y establecerse en Juntas, valorando la problemática específica de la criminalidad en el territorio y la flexibilidad requerida en su ejecución ante el caso concreto, dentro de los criterios generales acordados.

   Especialmente resulta conveniente fijar criterios uniformes para adoptar las soluciones previstas en los arts. 18 y 19 de la Ley.

Guardias

   El servicio de guardia se prestará por los fiscales conforme a las directrices que el Fiscal Jefe imparta, que tendrá en cuenta la normativa sobre guardias establecida para cada Fiscalía. Podrán desempeñarlo tanto los Fiscales de la propia Sección como los del resto de plantilla de la Fiscalía.

  En todo caso la organización interna de cada Fiscalía deberá garantizar la disponibilidad de los fiscales para atender de inmediato la puesta a disposición de los detenidos, contando igualmente con el personal colaborador preciso, teniendo en cuenta que el menor detenido debe permanecer en esta situación el tiempo estrictamente necesario a los fines de la investigación (art. 17.4 y 5).

   En las Fiscalías se adoptarán las medidas organizativas que aseguren la presencia efectiva de un miembro del Ministerio Fiscal en las declaraciones de menores detenidos cuando no estén presentes sus padres, tutores o guardadores, distinto del que sea o vaya a ser instructor del expediente. Esta presencia también tendrá lugar cuando el fiscal instructor tome declaración al menor detenido (art. 17.2).

Habeas Corpus

   Cuando se formulen solicitudes de "habeas corpus" por menores detenidos gubernativamente o privados de libertad estando a disposición del fiscal de menores, intervendrá informando su substanciación el fiscal adscrito al Juzgado de Instrucción  competente (art. 17.6).

  Los Fiscales cuidarán del respeto a las garantías de los menores detenidos que se recogen en el art. 17 de la Ley, y especialmente de los tiempos máximos de detención previstos en el precepto.

Control de menores con medidas cautelares.

   Un registro específico se establecerá para control de los menores contra los que se acuerde medidas cautelares durante la tramitación del expediente, sean constitutivas o no de privación de libertad (art. 28).

   El Fiscal instructor, responsable del seguimiento de la situación personal del menor, dará tramitación preferente al expediente con menor sometido a medidas, y se reflejará en su carátula inicial la medida cautelar adoptada, agilizándolo especialmente cuando esta sea la de internamiento (Instrucción 1/1993, de 16 marzo, sobre líneas de actuación del Ministerio Fiscal en el procedimiento de la Ley 4/1992).

Comunicaciones con otras Fiscalías

   El auxilio necesario para la práctica de diligencias acordadas en el curso de un proceso de menores y que hayan de efectuarse en territorio de otra Fiscalía, se solicitará directamente de su Sección de Menores, a través de cualquier medio de comunicación, incluso el telefónico. Se solicitarán a través de las respectivas Secciones de Menores la práctica de diligencias acordadas en un proceso de menores que hayan de realizarse en territorio de otra Fiscalía.

   El auxilio, se insiste, se instará a través de cualquier medio de comunicación, de manera que quede suficientemente acreditada su procedencia. En el menor tiempo posible, y debidamente, se remitirá lo cumplimentado, recordándose en su caso la pendencia. Quedará constancia de la petición y del auxilio fiscal prestado mediante las oportunas anotaciones en los libros de auxilio fiscal que abrirán las Secciones de Menores.

   Para evitar dilaciones, los fiscales adscritos a los Juzgados de Instrucción cuidarán que ante resoluciones judiciales de inhibición, por cometer los hechos investigados personas a las que es de aplicación la LO 5/2000, se disponga la remisión de los procedimientos penales directamente a las Fiscalías en vez de a los Juzgados de Menores.

El informe del Equipo Técnico.

   El oficio con el requerimiento para la elaboración del informe se dirigirá por el fiscal instructor directamente al Equipo Técnico, sin mediar intervención alguna del Juzgado de Menores. En su caso se remitirá copia de la documentación del expediente que resulte precisa para facilitar su confección. El informe original se incorporará por el fiscal instructor al expediente, remitiendo copia al Juez de Menores y al letrado del menor (art. 27).

Resolución de discrepancias

   De suscitarse controversia entre dos Secciones de Menores de diferentes Fiscalías, por razón de la competencia para conocer de los hechos objeto de unas diligencias preliminares de reforma, de no existir acuerdo en sus comunicaciones, sin perjuicio de continuar la tramitación quién estuviere conociendo, se remitirá copia de ella con informe para su resolución, al Fiscal Jefe de la Fiscalía del Tribunal Superior de Justicia, si la misma fuera órgano fiscal superior común de ambas Secciones. De lo contrario, la remisión se efectuará a la Fiscalía General del Estado.

Visitas a los Centros de cumplimiento de medidas de Internamiento y control de menores ingresados

  Las Secretarías de las Secciones de Menores conservarán debidamente archivadas las actas, aun breves, que se levanten ante las visitas que los Fiscales periódicamente realizarán a los centros o establecimientos de internamiento de menores de su respectivo territorio, sean de régimen cerrado, semiabierto, abierto, terapéutico (art. 4.2 Estatuto y 7 Ley 5/2000), estableciéndose un sistema de fichas para posibilitar el control activo del Ministerio Fiscal sobre los menores ingresados en ejecución de medidas impuestas.

Piezas de Responsabilidad civil

  La intervención del Ministerio Fiscal en la pieza de responsabilidad civil (art. 61 y 62) quedará reflejada a través de la carpetilla inicialmente abierta al expediente o a las diligencias informativas en el caso del art. 18, guardándose en su interior las copias de los escritos que presente el Fiscal o que le den traslado y de la resolución judicial definitiva.

Ayuda a las víctimas de delitos violentos y contra la libertad sexual.

   Durante la fase de instrucción de los expedientes, cuidarán los fiscales de cumplimentar, cuando fuera procedente, la información de auxilios económicos, y de asegurar la incorporación al expediente de los elementos de prueba relativos a la realidad de los daños físicos y psíquicos sufridos por los agraviados para hacer posible la aplicación de la Ley 35/1995, de 11 de diciembre, tal como dispone la Circular 2/1998 de la Fiscalía General del Estado, sobre ayudas a las víctimas de delitos violentos y contra la libertad sexual. Igualmente adoptarán en su caso las previsiones protectoras establecidas en la Ley de Protección de Peritos y Testigos (L.O. 19/94).

Tratamiento de la normativa de Reforma de Menores en las Memorias

   La actividad del Ministerio Fiscal en materia de reforma de menores, y el funcionamiento de las Secciones de Menores de las Fiscalías, será objeto de obligado tratamiento en las Memorias de las Fiscalías para su ulterior reflejo en la Memoria de la Fiscalía General del Estado, lo que permitirá conocer los problemas suscitados, el alcance de sus causas y las dificultades que pueden encontrarse en la ley y el procedimiento. Igualmente se confeccionará una estadística empleando los documentos-modelo que se adjuntan. Estos datos serán también objeto de examen preceptivo en las Memorias.

   Semestralmente deberá remitirse comunicación a la Inspección de la Fiscalía General del Estado con los datos estadísticos disponibles, a fin de conocer el alcance de las diligencias preliminares y expedientes incoados por las Secciones de Menores de las Fiscalías y su evolución, especificando su estado de actualización, así como cuantas sugerencias estime de interés VE/VI, sobre los problemas surgidos en la aplicación de la Ley para lograr más eficazmente el resultado que pretende esta Instrucción.

   Excepcionalmente, para evaluar el funcionamiento de las Secciones y la carga de trabajo que pese sobre ellas, se remitirá a la Inspección Fiscal, antes del 28 de febrero de 2001 un resumen de las incidencias surgidas durante el primer mes de vigencia de la Ley a fin de poder afrontar las carencias que puedan haberse planteado, sin perjuicio de que si se produjeran deficiencias notables, que dificulten la correcta intervención del Ministerio Fiscal, se pongan inmediatamente en conocimiento de la Fiscalía General para procurar solventarlas con la mayor urgencia posible.

   Deberá V.E/V.I. acusar recibo a través de la Inspección Fiscal, haciendo al tiempo constar que la presente Instrucción se ha puesto en conocimiento de todos los Fiscales de la capital y, en su caso, de las Adscripciones Permanentes.